El modelo KANBAN es una metodología de gestión de proyectos que tuvo sus orígenes en Japón y más concretamente en la planta de producción de Toyota en la década de 1940.
Toyota desarrolló este modelo como una forma de mejorar la eficiencia de la producción y minimizar el desperdicio. El objetivo principal era implementar un sistema de producción just-in-time (JIT), donde las piezas solo se producían o se movían cuando eran necesarias en la siguiente fase del proceso.
Los principios del Kanban utilizan tarjetas físicas o virtuales para representar tareas en un tablero, dividido en columnas que representan diferentes etapas del proceso de trabajo. Además limita el trabajo en progreso (work in progress – WIP) estableciendo límites para la cantidad de trabajo que puede estar en progreso en cada columna del tablero, con el fin de identificar cuellos de botella y mejorar el flujo de trabajo. También fomenta un flujo continuo de trabajo para poder detectar rápidamente problemas que puedan afectar la producción.
El modelo Kanban fue adoptado por la industria del software como una herramienta para gestionar el desarrollo ágil de software. David J. Anderson es conocido por adaptar los principios de Kanban a la gestión de proyectos de software. En el contexto del desarrollo ágil, Kanban se utiliza para visualizar y gestionar el flujo de trabajo de equipos de desarrollo, mejorando la transparencia y la capacidad de respuesta a cambios.
Aunque originalmente diseñado para la manufactura, Kanban ha sido adoptado en una variedad de industrias, incluyendo TI, servicios, recursos humanos, y más, debido a su simplicidad y efectividad en la gestión visual de tareas y proyectos.
El modelo Kanban y los CRM
Usar el modelo Kanban en un CRM ofrece varias ventajas, optimizando tanto la gestión de relaciones con clientes como la eficiencia operativa. Aquí están algunas de las principales ventajas:
Visualización clara del flujo de trabajo:
El modelo Kanban proporciona una representación visual de las tareas y procesos en un tablero, lo que permite a los equipos de ventas y servicio al cliente ver fácilmente el estado de cada cliente y cada tarea relacionada con ellos.
Mejora de la organización y priorización:
Las tarjetas y columnas en el tablero Kanban ayudan a priorizar tareas y a organizar el trabajo de manera efectiva. Esto asegura que las actividades más importantes, como seguimientos de clientes potenciales y resolución de problemas de clientes actuales, se aborden primero.
Transparencia y colaboración:
La visibilidad del tablero Kanban facilita la colaboración entre diferentes equipos y departamentos, ya que todos pueden ver el estado actual de cada tarea y quién es responsable de ella. Esto fomenta una mejor comunicación y coordinación.
Identificación de cuellos de botella:
Kanban permite identificar rápidamente dónde están ocurriendo los cuellos de botella en el proceso de CRM. Por ejemplo, si muchas tareas están acumuladas en la columna «Revisión» o «En progreso», el equipo puede tomar medidas para abordar estos problemas y mejorar el flujo de trabajo.
Flexibilidad y adaptabilidad:
A diferencia de otros métodos de gestión de proyectos más rígidos, Kanban es altamente flexible y puede adaptarse fácilmente a los cambios en las prioridades y necesidades del negocio. Esto es especialmente útil en un entorno de CRM donde las demandas de los clientes pueden cambiar rápidamente.
Mejora continua:
Kanban promueve una cultura de mejora continua (Kaizen). Al revisar y ajustar regularmente los procesos y flujos de trabajo, los equipos pueden encontrar formas de mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente de manera constante.
Reducción del trabajo en progreso (WIP):
Al limitar el número de tareas que pueden estar en progreso en cualquier momento, Kanban ayuda a los equipos a concentrarse en completar tareas antes de comenzar nuevas, lo que mejora la calidad del trabajo y reduce el tiempo de ciclo.
Aumento de la satisfacción del cliente:
Con una mejor gestión y seguimiento de las interacciones y necesidades de los clientes, el uso de Kanban en un CRM puede conducir a una respuesta más rápida y efectiva a las solicitudes de los clientes, mejorando así la satisfacción general del cliente.
Facilidad de uso y adopción:
Kanban es relativamente simple de implementar y usar, lo que facilita su adopción por parte de los equipos. Esto permite que las organizaciones comiencen a ver beneficios rápidamente sin una curva de aprendizaje pronunciada.
CRM Persona y Kanban
Nosotros desde CRM Persona te facilitamos la gestión de proyectos y tareas mediante el modelo Kanban. Ponemos a tu disposición, y a la de tu equipo, una gestión eficaz y muy visual que permite controlar el estado de cualquier tarea desde su inicio hasta la ejecución.
También incorporamos el modelo Kanban en la gestión de Leads, con lo que puedes visualizar el viaje que realizan todos los leads en el embudo que tu mismo diseñes. El seguimiento en todas las fases se hace de forma visual con lo cual puedes obtener una vista general en cualquier momento y además ir actualizando en tiempo real el estado de cada uno de los leads.
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